Реферат Діловодство

Страница 1 из 3 | Следующая страница
Запровадження

Інформація, у документах, необхідна для стабільної діяльності будь-який організації. За підсумками її приймаються відповідні управлінські рішення. Документи у часто є головним аргументом в спірних ситуаціях, підтверджуючи цим первинне визначення терміна «документ» як «спосіб докази».

Ось що таке одне з сучасних рекомендацій російському підприємцю: «У ділового життя бізнес часто сусідить з обманом. Не вірте обіцянкам. Тільки грамотно складений, має юридичної чинності документ є гарантом успішної угоди!».

Скільки відбувається засідань арбітражного суду, скільки збитків несуть підприємства через випадково, чи зумисне неправильно складених документів!

Безладдя при збереженні документів може призвести до ризиком втрати цінної інформації, що піти може негативно позначитися на діяльності підприємства.

Керівники підприємств несуть відповідальність за склад, збереження й правильне оформлення.

Працюючи з документами необхідно керуватися нормативними актами Російської Федерації, які передбачають складання документів за правилами, ведення номенклатури (списку) справ, створення архіву організації задля забезпечення схоронності найцінніших документів.

Вимоги до бланків документів підприємства

Слід враховувати, що документи є складовою іміджу підприємства, його своєрідною візитною карткою. Документ на непривабливому, «бідно» зроблене бланку, надрукований нераз борчивым шрифтом, виробляє небажане враження про перед прийнятті. З цієї причини гумовий штемпель з найменуванням підприємства, відбиток якого проставляється листку папери, вийшов із ділової практики Заходу й менше застосовується у Росії.

Бланк, у якому велике місце відводиться під емблему і наименова ние підприємства міста і мало для тексту, незручний у роботі. Тому реко мендуется відводити під емблему 1,5-2 див від кордону верхнього поля. 

Сучасний дизайн оформлення бланка, «свій» фірмовий стиль якісна папір, повний набір даних про підприємстві. Правильне їхню прихильність листку особливо важливими для сприятливого на ділового партнера.

Бланки підприємства виготовляються друкарським способом чи з допомогою самого персонального комп'ютера і мають встановлений кому плекс реквізитів і певний порядок їхнього розташування.

Для виготовлення бланків переважно використовуються два формату паперу А4 (210х297 мм) і А5 (148х210 мм). Більшість доці ментів підприємства складається на бланках А4. Для невеликих листів, довідок використовуються бланки формату А5. Набагато рідше використовуються бланки формату A3 (297х420 мм), призначені для бізнес-планів, бухгалтерських звітів, графіків тощо.

Рекомендується використовувати два виду бланків підприємства:

· бланк для внутрішніх документів (наказів, протоколів, рішень);

· бланк для зовнішніх документів (листів, факсів).

Бланк для внутрішніх документів містить емблему підприємства міста і найменування підприємства.

На бланку для зовнішніх документів вказуються: емблема перед прийняття; найменування підприємства; поштову адресу підприємства; банківські реквізити; номер контактного телефону; номер телефаксу; дата і номер листи; реквізит «На №___від____», у якому ука зывается дата і номер того листи, який підприємство дає від вет.

Бланки кожного виду можуть виготовлятися з кутовим і продоль ным розташуванням реквізитів.

Продольное розташування заголовної частини документа предпола гает розташування реквізитів документа вздовж верхню частину аркуша зі своїми центровкой, тобто. рівним видаленням кожного рядка від лівого і правого поля.

Найбільш використовуване у час кутовий розташування реквізитів передбачає їх розміщення верхньої лівої частини аркуша. Особливо зручний кутовий бланк для листів, факсів, т. до. пра вый верхній кут використовується для вказівки адреси одержувача. Права верхня частина аркуша можна використовувати також інших реквізитів: грифа затвердження (в актах, інструкціях) і резолюції керівника (на які поступили документах). За підрахунками спеціалістів кутовий располо жение заощаджує до 20% площі аркуша документа.

Углове розташування реквізитів має дві виду: фланговое і центрированное. При фланговом розташуванні рядки бланка від кордону лівого поля, правий край не вирівнюється. При кутовому центрованном розташуванні і всі, які працюють у розі аркуша, вирівнюються (центруются) щодо половини аркуша документа, т. е. перебувають у рівному віддаленні кордону лівого поля і середини аркуша.

Підприємствам, працюють із зарубіжними партнерами, необходи ми спеціальні бланки з дублюванням реквізитів мовою партнера чи англійській. При кутовому розташуванні реквізитів у лівій верхню частину друкуються реквізити російською, справа - іноземною. При подовжньому розташуванні реквізитів бланка спочатку друкуються реквізити російською, а нижче - на ино дивному.

Усі бланки, як і документи, повинен мати поля.

· ліве — 20 мм (8 машинописних знаків чи ударів),

· верхнє — щонайменше 10 мм,

· праве і нижнє — щонайменше 8 мм.

З метою економії площі аркуша ряд фірм у верхній частині бланка вказують лише емблему і найменування підприємства, а адресу, номе ра телефонів, факсів і банківські реквізити мають безпосередньо в нижньому полі аркуша.

Кордони окремих реквізитів (наприклад, «заголовок до тексту», «адресат») зручно позначати кутиками, щоб уникнути помилок у тому розташуванні при друкуванні

Бланки часто використовуваних документів такі, як довідки, акти прийому робіт з контракту та інші, можуть утримувати також частиною по стоянного тексту, які за складанні документів доповнюються перемінної інформацією.

Загальні Правила оформлення управлінських документів.

У діловодстві існують єдині вимоги, і Правила оформлення документів управління, встановлені державними нормативними актами.

Виконання єдиних правил оформлення документів забезпечує:

· юридичної чинності документів;

· оперативне і дуже якісне впорядкування і виконання документів;

· організацію швидкого пошуку документів;

· активніше використання комп'ютера під час упорядкування документів;

Усі документи складається з низки складових його документів (дати, тексту, підпис т.д.), які називаються реквізитами. Кожен вид документа (акт, наказ, лист) існує певна набір реквізитів.

У практиці роботи комерційних підприємств немає реквізит «1 - державний герб». Він ставиться лише з документах державних установ і, котрим нададуть таке. Реквізит «3 - зображення нагород» теж використовується розробки бланка фірми.

До важливим реквізитам документів, які у сучасної практики, ставляться:

2 - емблема організації;

7 - найменування організації;

9 - індекс підприємства зв'язку, поштовий індекс, телефон, факс, номер розрахункового рахунок у банку;

10 - назва виду документа;

11 - дата;

12 - індекс (№) документа;

13 - посилання індекс і дату вхідного документа;

15 - гриф обмеження доступу до документа;

16 - адресат;

17 - гриф затвердження;

18 - резолюція;

19 - заголовок до тексту;

20 - позначка про контроль;

21 - текст;

22 - позначка про наявність додатків;

23 - підпис;

25 - візи;

26 - печатку;

27 - позначка про завіренні копії;

28 - прізвище музиканта, і номер його телефону;

29 - позначка про виконання документи й напрямі його до справи;

31 - позначка про поступлении[1].

Особливо важливим є правильний оформлення таких реквизи тов, як дата, підпис, печатку, гриф затвердження, які дають документа юридичної чинності.

Кожен документ можна розділити на 3 основні частини:

· заголовну частина (до неї входять реквізити, розташовані до тексту);

· основну частину (реквізити «текст» і «докладання»);

· оформляющую частина (реквізити, розташовані нижче тексту і додатки).

Реквізит «емблема організації»

Емблема підприємства - умовне (символічне) графічне изоб ражение, зареєстрований установленому порядку. Як эмбле ми організації можна використовувати товарний знак, малюнок, аббре виатура, комбіноване буквенно-графическое зображення тощо. п.

При кутовому розташуванні реквізитів емблема распо лагается у лівій верхньому розі, а при подовжньому (центрованном) — у середині верхню частину аркуша.

Реквізит «найменування організації»

Юридична особа, що є комерційної організацією, повинен мати фірмову найменування (стаття 54 Цивільного кодексу РФ).

Найменування організації пишеться згідно з наимено ванием, зареєстрованим у установчих документах: статуті предприя тия чи установчому договорі; свідоцтві Регистрационной палати.

У найменуванні використовуються скорочення типу ТОВ (суспільство з обмеженою відповідальністю), ВАТ (відкрите акціонерне загальне твердження ство) тощо. п.

Реквізит «найменування організації» розташовується під реквизи тому «емблема організації».

Реквізит «індекс підприємства зв'язку, поштову адресу, номер телефону, факсу, номер рахунок у банку»

Сукупність переказаних у реквізиті даних є юрі дическим адресою підприємства.

На бланках для листів, факсів юридичну адресу проставляється ти пографским способом чи з допомогою ПК.

Цей реквізит розташований у лівому верхньому розі під реквизи тому «найменування організації» чи нижньому полі до кумента.

Реквізит «назва виду документа»

Реквізит «назва виду документа» мають в заголовної частини документа після реквізиту «найменування організації» і юрі дического адреси - й друкують прописними літерами від кордону лівого поля, наприклад, АКТ, ДОВІДКА.

Цей реквізит одна із найважливіших і проставляється усім документах, крім листів і факсів. Для листів вказівку виду документа використовується лише наступного поєднанні: ГАРАНТИЙНОЕ ПИСЬМО.

Назва виду документа дає загального уявлення про призначення документа, визначає склад. Його реквізитів, структуру тексту, ступінь обов'язковості виконання його вимог.

Реквізит «дата»

Дата — одна з основних реквізитів документа, які його юридичної чинності. Датою документа є:

· дата підписання (для наказів, листів, факсів, довідок);

· дата його затвердження (для планів, звітів, правил, інструкцій);

· дата події, що у ньому зафіксовано (для протоколів, актів)

Усі дати документі: в заголовної частини, з тексту, в реквізитах «резолюція», «візи», «гриф затвердження» тощо. - оформляються цифро вым способом у наступному послідовності: число (2 знака), місяць (2 знака), рік (2 знака). Наприклад, дату 6 квітня 1995 року варто оформляти 06.04.95.

За наявними тестами документів, містять відомості фінансового характеру, до пускається застосувати словесно-цифровой спосіб оформлення дат, наприклад, 6 квітня 1995 р. Такий спосіб оформлення дати рекомендується исполь зовать також за листуванні з іншими діловими партнерами.

Більшість документів дата проставляється при завершенні оформлення документа. Дата вказується у верхній заголовної частини аркуша нижче реквізиту «назва виду документа» від кордону лівого поля.

Реквізит «індекс (№) документа»

Индексом є умовне позначення документа, присваиваемое йому за реєстрації (наприклад, порядковий номер).

Індекс (№) документа проставляється на вихідних, вхідних й міністром внутрішніх документах фірми поруч із реквізитом «дата».

Порядковые номери з початку року в зростаючій послідовник ности проставляються на такі документи його, як протоколи, накази, акти, довідки, трудові контракти тощо. п., наприклад, № 1, № 2, № З... .

Номери комерційних контрактів мають подвійну нумерацію, приміром, № 17/21, де 17 — порядковий номер документа лише у фир ме, а 21 — порядковий номер Основних напрямів в фирме-контрагенте.

Індекс (№) документа в листах складається з порядкового номери самого листи, індексу структурного підрозділи (чи індексу посадової особи), підготував документ, і номери справи з номенклату ре, у якому підшивається лист, наприклад,

№ 57/01-04: 57 — номер листи за журналом реєстрації вхідних чи вихідних документів, 01 — структурне підрозділ, 04 — номер справи в самісінький цьому підрозділі.

Порядковые номери присвоюються окремо що входить і виходячи щим листів.

Реквізит «посилання індекс і дату вхідного документа»

Місце при цьому реквізиту визначається лише з бланку для пі цьому, факсів. Заповнюється він пройшов за оформленні листа-відповіді на ініціативне (отримане фірмою) лист.

Дата і номер для посилання беруть із ініціативного листи і оформляються так:

На №15/01-03 від 08.06.95.

Ця посилання допомагає фирме-контрагенту, що отримала лист-відповідь, швидко знайти копію ініціативного листи. Реквізит «посилання ін декс і дату вхідного документа» розміщається від кордону лівого поля під реквізитами «дата» і «індекс».

Реквізит «гриф обмеження доступу до документа «

Цей реквізит проставляють на документах, містять секретну чи конфіденційну інформацію.

Реквізит міститься у правом верхньому розі документа вище реквізитів «адресат» і «гриф затвердження» і складається з слова (грифа) «Конфіденційно» чи «КТ» (комерційна таємниця). Під цим грифом необхідно проставити № примірника даного документа. Реквізит друкується без крапок і лапок після 40 друкованих знаків від кордону лівого поля, наприклад:

КТ

Экз. №2

чи

                                                                                                                                                         Конфіденційно

                                                                                                                                                         Экз. №1

На документах державних підприємств, містять секретну інформацію, ставляться грифи «Таємно» і «Цілком таємно».

Реквізит «адресат»

Цей реквізит оформляється на листах, факсах і має вказівку поштового адреси одержувача (адресата).

Максимальний набір цього реквізиту складається з таких частин:

· найменування фірми в називному відмінку;

· посаду, прізвище і ініціали в давальному відмінку;

· поштову адресу.

Наприклад:

ВАТ «Сталкер»

Відділ реклами

Начальнику відділу

пану Рогову А.В.

113209, Москва

Полянка, 17.

Адресование може бути кілька іншого виду, наприклад:

Директору

ТОВ «Ера»

пану Скорину І.В.

127408, Москва

Остоженка, 14.

Слово «пану» друкується в адресі скорочено «р.» Або «пану».

Якщо ж документ направляють у урядову установу, і навіть постійним адресатам - поштову адресу не вказується.

При адресуванні приватній особі спочатку вказується поштову адресу, потім прізвище і ініціали одержувача, наприклад:

119215, Москва

Ордынка, 32, кв. 17

Лунину П.В.

При адресуванні листів на кілька адрес слово «копія» перед адресатом не вказується.

Реквізит «адресат» друкується після 32 друкованих знаків від кордону лівого поля я правої верхню частину аркуша документа, не більше обмежувальних знаків кутів.

Реквізит «гриф затвердження»

Затверджуються керівником, зазвичай, такі види доці ментів: плани, звіти, інструкції, правила, деякі акти. Реквізит «гриф затвердження» має складатися з

· слова «УТВЕРЖДАЮ» (без лапок);

· найменування посади особи, затвердила документ;

· його особистою підписи з розшифровуванням (ініціали, прізвище) і та ж, наприклад:

УТВЕРЖДАЮ

Директор ЗАТ «Гранд»

Підпис П.Н. Климов

01.03.95

Нерідко гриф затвердження завіряється печаткою підприємства. Якщо він стверджується рішенням, наказом, протоколом, гриф затвердження має складатися з слова «УТВЕРЖДЕНО», назви до кумента в називному відмінку, його дати й номери, наприклад:        

УТВЕРЖДЕНО

Наказ директора АТ

25.03.95 № 6

Реквізит «гриф затвердження» міститься у правом верхньому розі до кумента після 40 друкованих знаків від кордону лівого поля.

Реквізит «резолюція»

Реквізит «резолюція» проставляється на вхідних й міністром внутрішніх до кументах, аналізованих керівництвом, у правій верхню частину доці мента. На листах, факсах резолюція розташовується між реквізитами «адресат» і «текст» першою аркуші документа.

Резолюція містить вказівок про у виконанні документа чи ставлення керівника до проблеми чи питанням, поставленим у документі.

Реквізит «резолюція» має включати:

· Ф. І. Про. виконавця (кому доручається виконання);

· зміст доручення (конкретні дії);

· термін виконання;

· особисту підпис керівника і дату підписання.

Якщо резолюції вказуються кілька виконавців, відповідь ственным за виконання документа є обличчя,

Страница 1 из 3 | Следующая страница

Схожі реферати:

Навігація